制度建设的三大必要条件

如前文所述，对于高频、重要的工作内容，管理者宜通过制度、流程等方式进行处理，执行标准化操作，以减少误差、沟通成本和执行成本。其中，管理者将业务执行中的若干事项、惩戒措施、激励手段等通过制度予以明确，有利于更好地提高员工的执行力。

毫无疑问，与“一对一的工作布置”相比，通过制度进行管理有无可取代的优势，管理者的个人权威变成“制度权威”，而在制度面前“人人平等”，有助于解决内部公平性争议（为何安排我工作而不是他/她）。

推动本部门的制度建设是管理者承担管理职责的重要体现，管理者不应将制定规章制度理解为HR的权责，更不应把制度流程建设理解为自身的工作负担。某种程度上，制度建设越健全，管理者的负担越轻。制定或更新一项制度有赖于管理者的系统思考和亲自参与。

结合相关法律法规，通常一项制度的生效需满足三大条件。

一、主体要件

谁有权制定制度？显然，作为企业的业务部门或内设机构，其制度的制定来源于企业的授权。涉及跨部门的制度和流程，则需要提请更高级别的管理者介入。需要注意的是，业务部门牵头制定一项制度，虽然只能约束某一部分员工，但该项制度的发布仍然应以用人单位的名义进行，以体现不是某部门的制度，而是企业规章制度的重要组成部分。

此外，为了减少适用上的分歧，管理者应当注意一项制度适用于哪些岗位，如对于销售提成制度，普通销售员、非销售部的员工、已提出离职的员工、销售总监等是否属于制度的适用范围，需要按照“穷尽、互斥”的原则进行列举，避免产生歧义。

常见的业务部门的制度包括《生产管理制度》《采购管理制度》《销售管理制度》《市场管理制度》《研发管理制度》《设备管理制度》《行政管理制度》《人力资源管理制度》《供应商管理制度》等。

二、内容要件

任何一项制度自然包含相应的内容，但是如果内容不明确、太苛刻甚至不合法则可能导致员工的执行力大打折扣。制度内容不明确是企业管理的重灾区，有必要引起管理者的高度重视。

案例

违反企业内部禁令就是严重违纪行为吗？

一家物业公司的工程维修部门出台了一项制度，严禁维修人员私自收取业主的费用（如为业主更换锁具），所有的资金都应该通过企业进行处理。作为部门负责人的王某安排下属所有员工进行培训学习并完成“签到”。2018年6月，员工李某被举报存在收取业主费用为业主代购锁具的情形，王某约谈了李某，李某对收取费用的事实无异议，但认为个人并未从中获利，只是为工作需要执行了代买，未从中赚取差价，更未对公司造成任何经济损失。但是王某认为李某的行为性质严重，违反了公司颁发的禁令，故而向HR部门申请解除李某的劳动合同。李某在被解雇后申请了劳动仲裁，要求恢复其与物业公司的劳动关系，继续履行劳动合同。

庭审中，李某对收取客户费用并无异议，但提出公司的政策虽然规定禁止收取费用，但并未规定收取费用的不同情形，更未规定收取费用的处罚后果。最终仲裁委以物业公司制度内容不明确为由判决公司败诉，李某可以继续前往公司上班。

解析

本案中，李某的行为不妥自无疑问，但严禁某项行为只代表公司对该类行为予以否定性评价，该行为是否足以导致劳动合同解除仍需由制度加以明确。毕竟对不当行为的惩戒，有警告、记过、通报批评、解雇等多种手段，为了符合处罚的“比例原则”，避免“轻过重罚”，用人单位应根据不同情形设置对等的处理手段，通常而言解雇为最后手段。案例中，物业公司的制度未列明违规后果，公司也未举证李某的行为给公司造成了客观损失或其他严重不利影响，仲裁委行使自由裁量权裁定公司违法解除劳动合同并无不当。

由上述案例可见，管理者推进制度建设必须充分考虑各类情形，在对员工“提要求”的同时还需要“明后果”，以避免纷争。有些管理者担心灵活度、自由度不够，往往喜欢在制度中规定“如违反上述情形，公司可视情节给予警告、严重警告、记过乃至解除劳动合同的处理”，殊不知这种规定极易导致理解上的分歧，且用人单位作为行使管理权的主体，一旦就具体条款理解产生分歧，仲裁机构或人民法院则倾向于按照“有利于员工的角度”进行解释。

一项制度通常包含两方面内容，一为实体内容，即员工应当做什么及不做、晚做、做错的后果；二为程序内容，员工应当如何做、做的时限、完成何种审批、向谁进行汇报等。只有两方面内容完备，才能称为一项完善的制度。以销售提成制度为例，实体内容包括计提销售提成的业务范围、计提的标准、取消或减少提成的常见情形等；程序内容包括员工申请销售提成的审批程序、制度适用的时间范围、涉及员工提前离职的处理等。任何一项制度都应考虑在群体、时间、空间、权利义务界定上存在的各类问题，并通过制度给出明确的解决方案。

三、程序要件

很多管理者认为，“资本雇佣劳动力”，企业制定规章制度是企业的权利，员工只有被动遵从的义务。这种理解是片面的，按照劳动法的规定，企业有制定规章制度的“权利”，也有制定规章制度的“义务”，但是对中国劳动法项下的政策制定，员工也并非毫无“权利”可言。

首先，员工对任何一项涉及自身利益的政策的制定、废止或更新具有“发言权”和“建议权”。劳动法明确规定用人单位在制定或修改规章制度时与工会、职工代表或全体职工进行协商讨论，征求员工意见，该流程被定义为“民主程序”。在司法实践中，一项由管理者“拍脑袋”决定，没有履行“民主程序”的制度将被认定为“无效的制度”，从而对员工不具有约束力。显然，规章制度失去约束力是所有管理者都不愿见到的局面，需要极力避免。当然，员工、职工代表或工会虽对制度制定具有“发言权、参与权”，但决定权仍归用人单位行使。

有人认为，规章制度内容的最终决定权归管理者行使，那么是否意味着征求员工意见只是“形式上的流程”“形式上的民主”呢？笔者认为该种理解失之偏颇，如果一项制度遭到80%的员工反对，那么其执行效果如何自然可以预测。政策制定的过程中听取员工的意见，不仅是法律所需，更是管理所需。听取意见的过程能够让管理者充分反思制度存在的漏洞和弊病，管理者可以根据员工的意见对制度进行修改、完善，甚至吸纳部分员工的合理化建议，这更有利于政策的落地实施。相反，如果不听取员工意见而擅自施行一项制度，轻则员工消极怠工敷衍了事，重则员工集体停工罢工，给企业带来巨额经济损失。

在现代社会，员工对参与企业事务有极大的热情，缺乏员工参与的管理措施、政策更新很难得到员工的支持，管理者亦很难获得满意的管理效果。管理者应当知晓，高度的参与感往往也会带来高度的责任感，从而为制度实施增加保障。当然，在极端情况下，员工的意见无法被公司采纳，管理者也应履行沟通义务，解答员工的疑惑，争取获得员工的理解。

其次，一项政策的制定和更新，在履行民主程序之后，管理者还有义务确保员工理解其中的内容，掌握其核心要旨。在笔者办理的诸多案件中，有些管理者通过PPT讲解一项更新后的提成制度，而后要求员工执行。结果发生争议之后员工否认知晓这项制度及其内容，或要求按照更早的提成制度执行。由于管理者讲解PPT并无痕迹可寻（未拍照也未录像），员工是否参与该培训亦无培训签到等书面记录加以证明，虽管理者辩称该制度已经实际履行，员工应当知晓，但该观点未被法院采纳。法院认为规章制度的更新应履行告知义务，用人单位有义务证明其已切实履行该项义务，仅凭打印的PPT不足以证明员工已知晓制度的内容，最终法院按照过往的政策认定了员工可获得的提成。生效判决导致离职员工与在职员工所获提成差异较大，给公司销售管理带来极大的困扰。

因此，一项制度应先“成文”后“告知”，尽管法律表述为履行“公示或告知义务”，但仅通过OA系统公示、张贴布告栏、存公共盘等方式仍然存在较大风险，员工可能主张管理者从未通知员工前往系统查阅。故比较妥善的方式是管理者先完成相应的培训，并要求员工在政策或者培训签到表上签名，如果是通过电子系统进行的，应确保员工账户已有阅读的痕迹。

总之，管理者要完成一项政策的制定和更新，务必兼顾以上三大要件，既为提高执行力，也为控制相关的法律风险。