入职手续办理二三事

在正式接受offer后，候选人需在指定日期前往公司办理入职手续。如果一切顺利，员工正常交付入职材料，公司办理入职交接，分配电脑工号等资料，员工正式进入工作状态或者接受公司安排的入职培训，候选人就与用人单位正式建立劳动关系了。

但实际执行中仍可能出现一些“变故”，需要管理者做出合适的反应。

一、员工无法提交完整入职材料

笔者曾处理过一起案件，候选人入职当日无法交付学历证明的原件供公司核对，业务部门经理则希望员工先尽快入职，允许员工后期补交；HR则担心出现学历证明为假的法律风险，后来HR和部门经理紧急拨打笔者的电话，笔者的建议是先让候选人离开工作场所，待公司研究决定后再行通知。此后公司发现该候选人提供的硕士学位证明确实存在虚假情形，遂直接通知候选人撤销offer。该案例如果当时没有及时处理，放任候选人进入工作状态，势必会导致双方劳动关系已经建立，接下来只能做解除劳动关系处理而非撤销offer，即使能够合法解除劳动关系，用人单位也增加了工资、社保公积金等成本。

通常，在offer已经明确入职所需材料的情况下候选人仍然无法提供，大概率是不能提供上述材料，如果是因为忘记携带也应要求其立即返家取回，而不应笃信候选人一定能够补交材料。对此，管理者应当配合HR及时冷静地做出处理。

二、劳动合同未及时签署

如前所述，出于业务的考虑，有些管理者在候选人未能提供完备入职材料的情况下为其正式办理了入职，管理者同时要求HR在候选人完备入职手续后方与之签订书面劳动合同。实际上，这种做法会给公司带来极大的法律风险。

根据《劳动合同法》的规定，劳动关系自用工之日起建立，用人单位应自用工之日起一个月内签订书面劳动合同，否则应当向劳动者每月支付二倍工资。基于法律并未规定入职手续不全可以免除及时签署劳动合同的义务，更不影响双方建立劳动关系，故而用人单位仍应当正常与员工签署劳动合同，但可以要求员工填写书面承诺，如明确在指定时限内不能提供材料的，则视为试用期不符合录用条件，用人单位可随时解除劳动关系且不支付任何经济补偿金。

表1-5 承诺书示例

三、未做好入职交接手续

员工入职以后，公司可能会采集员工的部分个人信息，包括身份证号码、家庭住址、婚姻信息、手机号、个人电子信箱地址、微信号等以便未来的管理和沟通，该项工作通常由HR部门进行，但管理者应当予以相应配合。虽然上述信息涉及个人隐私，但劳动关系的建立本是劳动力和生产资料的结合，为了解劳动力情况，劳动者需要让渡部分隐私以满足企业的用工管理权，但用人单位对所知悉的员工个人信息应承担完全的保密义务，不得用作除聘用外的任何用途，否则将构成侵权。

除劳动合同的签署外，劳动者还需要配合签署公司的相关规章制度，包括商业道德行为准则、员工手册、入职须知等，如果该项工作由业务部门执行，则相应文件的当场签署、文件的保管和留存至关重要，应极力避免相关文件被代签、文件丢失、漏签等情况。管理者如果代表用人单位交付公司财产，如笔记本电脑、车辆、钥匙、文件资料等，应当做好相应的交接手续，避免未来在员工因转岗或离职履行交接义务时缺乏文件予以核对，给公司增加风险。

通常，管理者和HR可共同设计一份完整的入职交接表。

表1-6 入职交接表示例

四、忽视入职面谈

虽然管理者在面试阶段可能与员工就岗位职责、任职要求等已进行了初步沟通，但在员工正式入职后，管理者仍有义务协助员工尽快熟悉工作环境包括同事关系，尤为重要的是与员工就所任职岗位的具体要求、现阶段的工作任务、公司的考核方式等进行充分沟通，让新员工能够尽快做好准备。

表1-7 入职面谈表示例

续表

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[1] 《记者调查：盒马“借兵”1800人 “共享员工”抱团战“疫”》，载http：//society.people.com.cn/n1/2020/0212/c1008-31583241.html，访问时间：2020年2月18日。

[2] 《世茂集团携手大易｜“全民伯乐”上线，让牛人推荐牛人》，载https://www.niutoushe.com/51850，访问时间：2020年7月13日。