第四节 应用文的制发程序

机关、团体、企事业单位用于处理公务的应用文，在管理活动中起非常重要的工具作用，不能出现疏漏。为保证质量，应用文往往有比较严格而固定的制发程序。

其中，党政公文具有法定的权威性和约束力，必须按照严格的程序来制作，以确保准确无误。《条例》规定，党政公文在正式发出之前要经过拟制和发文两个方面共7道程序。拟制程序包括了起草、审核、签发等3道程序；发文程序包括复核、登记、印制、核发等4道程序。

事务文书、商务文书方面的文种很多，用途不一，体式内容也各有不同，其制发程序虽然没有党政公文那么缜密和程式化，但也有严格的要求，一般也要经过起草、审核、定稿、公布及操作等程序。

本节主要介绍应用文制发程序中的起草、审核和公布。

一、起草

起草就是拟写文书草稿，也称撰稿，是把领导人或机关的发文意图具体化、条理化的过程，是文件制发的首要环节。起草文书应注意以下几点：

（1）准确理解领导或单位的意图。文书表达的不是撰写者个人的意图，而是领导、单位的意图。因此，撰稿之前，一定要准确领会领导人或机关的主张、意见，避免出现理解偏差，导致观点不清、主题含混，使受文者不能准确快捷地领会文书的意图，影响文书的执行效用。

（2）一事一文。一份文书一般只写一件事情，不可一文多事。

（3）表述准确。文字表述要清楚准确，避免出现错别字、歧义；文书涉及的事项要交代得清楚明白。

（4）语言得体。应用文的用词和语气应与起草者的职权、所代表的机关及发文目的一致，遣词造句要恰如其分。

（5）格式正确。应用文都有一定的格式，要正确设置。

二、审核

文书起草完成之后，应当由办公室负责人审核。审核的重点是格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等使用是否规范。

三、公布

重要的文书都要经领导审阅签发，或者审阅后口头表示同意才可正式发布。文书可通过会议宣读、张贴、网络发布等形式公布，也可以信函的方式发送给收件人。