第五节 应用文的格式

应用文的格式是指文书的外观样式，即文书的用纸、印装规格和需要标志的各要素所构成的外部形态。文书格式由文书的内容决定，又服务于文书的内容。不同类别的应用文有各自相对稳定的、约定俗成的格式，不能随意改变。文书格式的规范统一，有利于文书的制作、传递和处理，有利于提高工作效率，更好地发挥文书的功能和作用。

一、应用文的用纸和印装规格

为保证文书的规范性和严肃性，文书在用纸和装订上往往有一定的要求。

（1）用纸规格。一般采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm×297mm。布告、通告等以张贴形式发布的文书，其用纸幅面尺寸大小可根据实际需要来确定。

（2）文书文字的颜色。文书中文字的颜色一般为黑色。

（3）印制装订要求。要做到文书版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，左侧装订，不掉页。

二、应用文的格式要素及其标志规则

应用文种类繁多，格式要素也各有不同。应用文常见的格式要素主要有以下几项：

1.标题

应用文的标题是对文书内容和作用的高度概括。应用文常采用公文式标题。完整的公文式标题由发文机关名称、事由、文种3部分构成。一般在事由之前加上表示范围的介词“关于”，在文种前加上助词“的”。如“××学院关于春节放假的通知”。公文式标题的3个部分，有时可以省略除文种以外的一个或两个部分，如“广东建设用地起坟通告”“公告”“备忘录”等。

标题应居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文有所区别。标题设置应醒目、美观。

2.称谓

如果有明确的受文对象，应写上称谓。称谓又叫“抬头”“上款”，在党政公文中叫“主送机关”，是对文件受理者的称呼。称谓写在标题之下、正文之前，要顶格书写，末尾加全角冒号。

普发性的文书，受理对象较多，一般可使用泛称，如“各单位”“各部门”“各位员工”。

一些没有特定主送对象的公布性文书，如公告、通告等，可不写称谓。

3.正文

正文是文书的核心部分，用来表述文书的具体内容。应在称谓下一行书写，每段段首空两格。除个别极简短的文书外，正文内容一般由开头（交代缘由或依据）、主体（交代事项）、结尾3个部分构成。正文应表述清楚明白，语言规范、简洁、得体。

正文中的结构层次一般不超过4层，序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

4.署名和日期

文书中发文机关署名（或加上日期）俗称“落款”。发文机关署名用来表明发文者的身份，是应用文不可缺少的项目。署名位置在正文右下方，写上发文单位全称或规范化简称。日期是文书的发布时间，一般写在署名下一行。日期与署名的排列应美观协调。日期应标全年、月、日，年份应标全称。