第2章 会议的类型

国际商业机器公司（International Business Machines Corporation，简称IBM）的创始人托马斯·约翰·沃森（Thomas John Watson）表示，若想提高会议的效率，首先应该提前仔细地规划会议。

管理者要确定即将召开哪种类型的会议，再以最大限度地利用与会人员时间的方式组织会议。一些自发性和临时性召开的会议不会讨论出真正的想法，因为这些会议未经过特别的准备，亦没有明确的目的。

常见的会议类型有五种。虽然有些会议会兼具多个特征，但一般来说每种会议类型都有其独特的要求。

信息共享会

第一种类型是信息共享会，即管理者以圆桌会议的方式召集员工共同核对任务的进度、共享信息。与会者的任务是向其他人介绍自己最新的动态。员工例会就是信息共享会的典型例子。

信息共享会是一种过程导向的会议。它不是针对特定的目的，而是一个讨论的过程，是一种非常重要的沟通手段。大多数接受采访的高管认为，信息共享会是组织中第二重要的交流形式。（最重要的交流形式是一对一会议。）

对策讨论会

第二种类型是对策讨论会，以目标、任务为导向。会议的目的是找到某个具体问题的解决方案。这种类型的会议经常举行且基本都是临时、迅速召开的，时间长短取决于待解决问题的重要性和复杂性。

运营会

第三种类型是将不同部门的员工召集在一起的运营会。这种类型的会议的目的是让公司各部门的代表了解公司的“大局”。

委员会会议

第四种类型是委员会会议。这是一种定期召开的会议，且会议有标准的流程和议程。会上，委员会成员共同监督和审查任务的进度、计划、正在进行的活动，给予和接收反馈。

质量委员会会议或质量小组会议是委员会会议的一个典型例子。委员会的成员定期召开会议，回顾过去的工作，讨论他们可以采取哪些措施提高产品的质量，并提出相关的管理建议。

教学会、培训会、研讨会

第五种类型是教学会、培训会或研讨会。这种类型的会议旨在指导与会者了解一些新主题。例如，引入新设备、新技术，或者新项目启动时所召开的会议。

事实上，许多会议都包含了这五种类型的一些元素。但是，为了提高会议的效率，每位与会者都必须清楚将要参加的是哪种类型的会议。