第3章 明确会议目的

管理者若想提高会议的效率，应该首先明确会议的目的——召开会议的首要目的是什么？管理者应提前想清楚，究竟为什么要召开此次会议，谨防养成为了开会而开会的习惯。

管理者可以通过回答以下问题来明确开会的目的。

明确会议的必要性

第一个问题是：这次会议是不是非开不可？是否还有其他可以实现目标的方法？有没有别的方式召开这次会议或者解决这个问题？如果此次开会的目的是共享信息，那么是否可以通过电话、电子邮件或视频进行？

请记住，如果没有必要开会，就一定不要开会，因为会议一定会浪费大量的时间。一旦浪费了时间，员工的士气和表现都会受到影响。

你一定要清楚如果没有召开会议，最糟糕的结果可能是什么。你如果发现什么都不会发生，或者可以通过其他的方式来处理事务，就应该提醒自己不要召开会议。

明确与会人员

第二个问题是：谁必须参加会议？谁对本次会议绝对重要？谁对这次会议无足轻重且无须参加？邀请不需要参会的人参加会议是管理者常犯的一个重大错误，因为这些人不会在会议上贡献任何价值。

明确参会原因

第三个问题是：会议的目的是什么？明确会议目的的方法很简单，管理者可以在纸上最多用25个字来对其进行定义。管理者如果无法做到这一点，那么很可能是不知道自己为什么要召开会议。

管理者可以问自己一个问题：“这次会议如果进行得很顺利，将会取得什么成果？会发生什么？员工以后会做什么？”

管理者只有清楚地了解会议的目的和举行会议的原因，才能更容易地计划会议、制定会议议程和明确会议讨论的细节。

努力解决已深入研究的问题

在某些情况下，管理者即使明确了会议的目的，也可能会发现会议并未取得有效的成果。原因之一可能是管理者没有准确地找到要解决的问题。

例如，就我所处的销售咨询领域而言，许多会议的目的是解决一个常见的问题：销售额太低。

我们常常会问：“还有什么问题？”

答案可能是“我们没有吸引足够的新客户。”

如果这是正确的答案，那么解决方案将是更改或改善广告和促销活动，从而争取更多的客户。

然后，我们会继续问：“还有什么问题？”

这个问题的答案可能是“与竞争对手相比，我们的销售额太低了”。

如果这是问题的真正含义，那么解决方案可能是改变我们目前所销售的产品、销售新的或不同的产品或服务、将销售活动瞄准不同的客户、降低我们的价格，使我们从竞争中脱颖而出。

我们的会议之所以卓有成效，是因为深入研究了需要解决的实际问题，而不是研究那些显而易见的表面问题。