1.3　认识Access数据库

Access是一种小型的数据库，常用于管理日常办公所需数据。其功能非常强大，操作界面简单，对操作人员的技术要求不高，容易上手。

1.3.1　Access简介

Access是Microsoft公司的数据库管理系统，是Office办公软件中包含的成员之一。Access作为一种关系型桌面数据库，具有界面友好、简单易学、应用广泛等特点，已经被越来越多的人所熟悉和使用。

数据库管理系统是一种帮助用户对数据进行各种各样处理的工具，这一工具可以是简单的文字处理程序或者表格，而Access为用户提供了多种复杂的数据查询和搜索等功能，以及表、窗体、报表等多种数据处理形式。

在Access中，数据库是指那些用来组成一个完整系统的所有表、关系、查询、视图（含触发器和存储过程）、窗体、报表、宏、模块等的集合体。同时，数据库还包含一些辅助对象，如菜单工具栏、数据库属性、启动属性等。

1.3.2　Access工作界面

启动Access后，即可进入Access的工作界面，其工作界面由快速访问工具栏、文件按钮、功能区、导航窗格、状态栏等主要部分组成，如图1-5所示。

1．快速访问工具栏

“快速访问工具栏”位于窗口的左上角。“快速访问工具栏”中集成了多个常用的按钮，在系统默认状态下集成了“保存”“撤销”“重复”按钮。

单击“快速访问工具栏”最右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，通过下拉列表中提供的选项，可向“快速访问工具栏”中添加或删除常用的命令按钮，如图1-6所示。

2．文件按钮

“文件”按钮在快速访问工具栏的下方，单击“文件”按钮，可以打开“文件”菜单，在“文件”菜单中可以对数据库文件执行“新建”“打开”“保存”“打印”等操作，如图1-7所示。

3．功能区

功能区中集成了“快速访问工具栏”“文件”“标题栏”“选项卡”“窗口控制按钮”等。其中选项卡默认包括“开始”“创建”“外部数据”“数据库工具”以及上下文选项卡（当对不同对象执行操作时，上下文选项卡会自动发生变化）。每个选项卡中按功能对命令按钮进行了分组，方便用户选择和使用，如图1-8所示。

4．导航窗格

导航窗格中可以显示、查询或筛选数据库中的不同类型的对象，例如表、查询、窗体、报表等，如图1-9所示；或对指定的对象执行打开、设计视图、导入、导出、重命名、在此组中隐藏、删除等操作，如图1-10所示。

5．状态栏

状态栏位于Access窗口的底部，主要用于显示当前文件的状态。状态栏左侧显示当前视图模式，状态栏的右侧包含视图按钮，单击按钮可切换到相应视图，如图1-11所示。

动手练　调整导航窗格

使用Access时为了给编辑区留出更大的操作空间，可以适当调整导航窗格的宽度或隐藏导航窗格。

　将光标移动到导航窗格的右侧边线上，光标变成时按住鼠标左键进行拖动（向左拖动减小宽度，向右拖动增大宽度），如图1-12所示。

　松开鼠标左键后导航窗格的宽度随即得到调整，如图1-13所示。

　单击导航窗格右上角的“百叶窗开／关”按钮，如图1-14所示。

　导航窗格即可被折叠。再次单击“百叶窗开／关”按钮，可将导航窗格重新展开，如图1-15所示。

动手练　自定义快速访问工具栏

若要将某个常用命令添加到“快速访问工具栏”，可以参照以下步骤进行操作。

　单击“快速访问工具栏”右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在下拉列表中选择“其他命令”选项，如图1-16所示。

　弹出“Access选项”对话框，此时对话框中默认打开的是“快速访问工具栏”界面。在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“所有命令”选项，随后在下方列表框中选中需要添加到“快速访问工具栏”的命令，单击“添加”按钮，将其添加到右侧列表框中，最后单击“确定”按钮即可，如图1-17所示。

1.3.3　Access的启动与退出

Access数据库的启动与退出属于最基础的操作。用户可通过启动与退出软件，先熟悉软件界面的构成，消除对软件的陌生感。

动手练　启动Access数据库

启动Access的方法非常简单，且方法不止一种，下面介绍最常用的启动方法。

　用户在成功安装Access以后，一般会生成桌面快捷图标，双击Access图标，如图1-18所示。

　Access软件随即被启动，默认打开“开始”界面，如图1-19所示。

动手练　退出Access数据库

退出Access数据库的方法也有很多，通过界面右上角的窗口控制按钮，或通过“文件”菜单中的操作选项，均可退出Access数据库。

　单击界面右上角的“关闭”按钮可退出Access数据库，如图1-20所示。

　用户也可在“文件”菜单中单击“关闭”按钮，退出数据库，如图1-21所示。