1.4 Access的基本功能
Access提供了一整套用于组织数据、建立查询、生成窗体、打印报表、共享数据,以及支持超级链接的功能,使用这些功能可以快速完成很多复杂的数据处理工作。
1.4.1 组织数据
数据库管理系统最主要的作用就是组织、管理各种各样的数据。在Access中,可以将每一种类型的数据存放在一张表里。并可以定义多张表之间的关系,从而将各张表中相关数据有机地联系在一起,如图1-22所示。
图1-22
1.4.2 创建查询
查询是数据库管理系统不可缺少的工具。建立了数据库并且在数据库中输入了大量数据后,下一步工作便是从数据库中找出有价值的数据。此时可以创建“查询”完成工作。例如,通过“职工信息”表创建“职工信息查询”表,如图1-23所示。
图1-23
1.4.3 生成窗体
窗体好比记录单,是Access提供的可以输入数据的“对话框”,使用户在输入数据时感到界面比较友好。一个窗体可以包括多张表的字段,输入数据时,用户不必在表与表之间来回切换。
窗体在数据库系统中的应用可以极大地提高数据操作的安全性,还可以丰富操作界面。在Access中,一方面可以创建窗体来直接查看、输入和更改表中数据,另一方面也可以通过创建的窗体来实现功能的选择。利用“教师信息”表创建窗体的效果如图1-24所示。
图1-24
1.4.4 打印报表
工作中经常需要将各种数据或查询结果以书面报表的形式与同事或上级进行交流。在Access中,可以通过创建报表来分析数据或以特定方式打印出来,例如打印“采购统计表”,如图1-25所示。
图1-25
1.4.5 其他功能
Access除了上述常用的基本功能外,还可以共享数据、支持超级链接,并可以创建应用系统。
1.共享数据
Access本身不但具有强大、方便的数据管理功能,而且提供与其他应用程序的接口,即数据的导入及导出。通过这些功能,可以将其他系统的数据库数据导入或链接到Access的数据库中,将Access的数据库导出到其他系统的数据库中。
2.支持超级链接
超级链接是浏览器中一段比较醒目的文本或一个图标,单击超级链接,浏览器中的页面就会跳转到该链接所指向的网络对象。在Access中,可以将某个字段的数据类型定义成超级链接,并且将Internet网络或局域网中的某个对象赋予这个超级链接,这样在数据表或窗体中单击超级链接字段时,就可以启动浏览器并进入该链接所指向的对象。
3.创建应用系统
Access提供的宏和VBA可以将各种数据库对象连接在一起,从而形成一个数据库应用系统,可以通过使用数据库应用系统完成不同的操作,提高工作效率。另外,Access还提供切换面板管理器,可以将已经建立的各种数据库对象连接在一起,形成需要的应用系统。
4.宏和代码
宏是包含一个或多个操作的集合,使用宏可以自动完成这些操作。代码就是用语言编写的程序段,用来定义比较复杂的功能。