2.2 如何订立劳动合同

1．订立劳动合同的原则

根据《中华人民共和国劳动合同法》第三条的规定，订立劳动合同，应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。基于上述“基本原则”，订立劳动合同时要注意以下事项。

1) 合法

(1) 订立劳动合同员工主体合法。根据《中华人民共和国劳动法》第十五条的规定，禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人。《中华人民共和国劳动合同法》第九十一条规定，用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。

根据上述规定，签订劳动合同的员工主体的基本条件为：年满十六周岁且与上一家单位解除劳动合同，无竞业限制约束。

(2) 订立劳动合同时间合法。企业应该在自员工入职后一个月内与员工订立劳动合同。根据《中华人民共和国劳动合同法》第十条的规定，已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付两倍的工资。《中华人民共和国劳动合同法》第十四条还规定，用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。

综上所述，企业应该在员工入职后一个月内即与员工签订劳动合同，否则企业将支付员工两倍的工资，并可能需要与员工签订无固定期限合同。

在实际操作中，企业人力资源部可以要求员工在入职当天就与其签订劳动合同，并把该项工作列为员工入职手续的一个流程，避免忘记或者因为新入职员工出差不便于签订劳动合同等导致的劳动合同未签的违法。由于新入职员工的原因，比如新员工不愿意签订劳动合同或对劳动合同的条文有异议等情况，人力资源部要留好录音或书面证据，避免出现劳动争议时处于不利的状况。

(3) 劳动合同内容合法。根据《中华人民共和国劳动合同法》第十七条的规定，劳动合同应当具备以下条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

该规定为强制性规定，因此企业劳动合同中必须要具备以上条款，对以上条款进行明确的约定。

2) 公平

公平原则是指劳动合同的双方在权利与义务的约定上应当互惠互利，不能出现显失公平的情形。

3) 平等自愿

平等是指劳动者和用人单位在法律上处于平等的地位，平等地决定劳动合同的内容，平等地决定是否缔约。任何一方可拒绝与对方签订劳动合同，同时任何一方都不得强迫对方与自己签订劳动合同。自愿是指当事人订立劳动合同只能出于其内心意愿。用人单位不得强迫劳动者订立劳动合同，其他任何机关、团体和个人都无权强迫劳动者订立劳动合同。

4) 协商一致

协商一致原则是指当事人双方就劳动合同的主要条款达成一致意见后，劳动合同才成立。可能双方当事人都有与对方订立劳动合同的意向，但在具体条款上，如工作期限、劳动报酬等问题上往往意见不一致，这时劳动合同就不能成立。

5) 诚实信用

《中华人民共和国劳动合同法》第八条规定，用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬以及劳动者要求了解的其他情况；用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。根据该条规定，企业在招用劳动者，与其签订劳动合同之前，应当如实告知企业的实际情况。告知最好的方式之一就是发放《员工手册》。人力资源部可以将企业的各种情况做成《员工手册》，内容除了包括上述应当告知的情况，还可以包括企业的规章制度、企业文化等。通过员工在《员工手册》上的签字，说明一方面企业尽到告知义务；另一方面企业还明确了各种规章制度，为今后的奖罚打下基础；此外还可以宣传企业文化。

第八条还规定了企业的知情权。企业有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。因此，企业可以查询员工的学历、原工作企业、职位、工作时限等。通过背景调查，进一步确认员工与岗位的匹配性。

2．订立劳动合同的流程

步骤1：人力资源部向新入职员工介绍企业的实际情况以及有关的规章制度，让员工认真阅读《员工手册》，并要求员工签字确认。

步骤2：人力资源部给新入职员工提供《劳动合同书》供其阅读，对于员工不清楚、有疑义的条款给予解答。

步骤3：人力资源部查询员工的有关证件和资料。在实际工作中，一般要查验的证件和资料有以下几种。

(1) 身份证。

(2) 学历学位证书。其中大专及以上学历学位证书可以通过中国高等教育学生信息网(学信网http://www.chsi.com.cn/)查询真伪。

(3) 与上一家单位解除劳动关系证明。该文件能够证明新入职员工与上一家单位解除劳动关系，避免企业承担有关法律风险。该文件需要有上一家单位的盖章。

(4) 体检证明。新入职员工不得有不宜从事其岗位的医学疾患。

(5) 其他相关证明材料。

步骤4：新入职员工在一式两份《劳动合同书》上签字。

步骤5：企业在一式两份《劳动合同书》上盖章。

步骤6：人力资源部留存一份《劳动合同书》，返还一份《劳动合同书》给新入职员工。