四、发掘工具的价值：运用时间管理矩阵
大家知道，在前述不同的时间管理理论基础上，著名的管理学家史蒂芬·柯维提出了最新的一种时间管理的思路与方法，即把工作按照重要程度和紧急程度两个维度进行划分，将工作划分为四个不同的象限，形成一个矩阵，也就是我们会经常运用到的时间管理矩阵，如图3-1所示。
图3-1 时间管理矩阵
通过这个矩阵，我们可以把工作进行有效的分类，并放置在四个不同的象限中。
第一象限：既紧急又重要。
第二象限：重要但不紧急。
第三象限：紧急但不重要。
第四象限：既不紧急也不重要。
之所以这一时间管理的思路与方法能得到广泛的认同，是因为其本意在于帮助人们最大限度地将时间价值回应到个人的愿景和使命（幸福感）中。当一个人能够如愿地完成自己的使命，实现自己的愿景时，必定能够获得更高的幸福感。
在具体的工作和生活实践中，我们常常看到的现象是，很多已经知道时间管理矩阵的人，依然无法对时间进行有效管理，即无法对工作进行合理的选择与取舍，最终使得无论是工作还是生活依然是“一团乱麻”。
根据笔者在实践中的观察，之所以会出现上述理论与实践之间存在“鸿沟”的问题，根本原因在于我们对矩阵的解读出现了偏差。
因为工作本身的便利，笔者至少观摩、聆听过超过百位企业培训师现场演绎《时间管理》的课程，让人惊异的是，绝大部分培训师对“时间管理矩阵”的解读都停留在对事情进行优先顺序的安排层面上——仅仅强调那些既重要又紧急的、处于第一象限的工作——这当然并没有错。
问题在于，如果我们仅仅聚焦在第一象限的工作上，往往会引发一系列非常糟糕的情形——很多本来属于第二象限的、重要但不紧急的工作将会不断衍变、迁移到第一象限中。于是，本来很好的时间管理思路变成了一个恶性循环的始作俑者，因为第一象限的工作花费了太多的时间，以至于总是没有时间去处理第二象限的工作，而第二象限的工作在被拖延、累积之后，又不断地迁移到第一象限，如此往复，最后只能疲于应付，似乎永远都处于极度忙碌中。
事实上，时间管理矩阵最大的价值在于它的另一层含义，就是关于时间总量分配的思路和方法——帕累托最优原则告诉我们，80%的工作往往只能创造20%的价值，而20%的工作恰恰很有可能创造出80%的价值。
如果我们能够结合帕累托最优原则来解读时间管理矩阵，也许只占总量20%左右的那些第二象限的、重要但不紧急的工作最应该分配更多的时间。
所以，在运用时间管理矩阵时，需要考量两个维度，如图3-2所示。
图3-2 时间管理矩阵的两个维度
时间管理矩阵的两个考量维度如下。
一个是指优先顺序考量维度，主要关注工作的紧急程度，一般的顺序应该是，第一象限—第三象限—第二象限—第四象限。
另一个是总量分配考量维度，强烈建议增加处理第二象限工作的时间，减少其他象限所占用的时间，尤其是第四象限的事务，应该想办法减少到最少的时间占有量。
接下来问题就出现了，工作的重要程度和紧急程度到底以什么为尺度进行衡量？
时间管理矩阵的创建者史蒂芬·柯维在他的《高效能人士的七个习惯》及《要事第一》两本著作中，都反复强调“个人使命与愿景”在时间管理实践中的关键作用。
虽然每个人的人生“使命与愿景”不尽相同，但是笼统来说，实现“使命与愿景”的途径无非是工作和生活。也就是说，任何一个人都是通过其工作中的具体行为表现和生活方式两条主线交互作用，而逐步抵达自己的人生使命与愿景。
很显然，纯属私人空间的生活方式层面，外人是无权置喙的。
所以，笔者就公域层面的工作结合时间管理矩阵，分享自己在时间管理这一重要的自我管理元素中的做法和体悟。
第一个步骤，参照自己的人生使命和愿景，围绕培训师这一职业角色设定自己的愿景，明晰自己的使命，并在此基础上确立自己的职业目标（最好有长期、中期和短期目标）。
第二个步骤，围绕自己的职业目标，将职业职责范围内必须完成、最好能完成，以及有剩余时间愿意完成的，所有可能的工作事项一一罗列出来。
第三个步骤，以第一个步骤所确定的愿景、使命和目标作为衡量尺度，将第二步骤所罗列的工作事项逐一安排在时间管理矩阵的四个不同象限中。
第四个步骤，制订实施计划。这里需要强调的是，计划中最好能够有明确的自我奖惩条款。
第五个步骤，也是非常重要的一个环节，即阶段性复盘、检视、调整与优化。
现将基于上述五个步骤形成的时间管理矩阵示比如下，如图3-3所示。
从图3-3中可以看出，首先明确了区分事情重要程度的衡量尺度，即职业愿景、职业使命，以及职业目标。然后将职业活动中的工作事项结合紧急程度分别划分为四个不同的象限，并在此基础上确立了两个原则。
一是优先顺序的安排原则（客户与学员需要），直接回应职业愿景和职业使命的衡量尺度。
图3-3 培训师时间管理矩阵应用示例
二是时间总量分配的原则（持续成长与创新），直接回应职业目标的衡量尺度。
需要补充说明的是，因为每个人的人生愿景和使命不同，即便是同为培训师这一职业，具体到每一位个体，仍然需要自己静下心来梳理。
此外，将工作中可能涉及的事务类型进行以下区分的思路，也有一定的参考价值。
（1）重要而紧急的第一象限事务，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等。
（2）重要但不紧急的第二象限事务，如建立人际关系、新的机会、人员培训、制定防范措施等。
（3）紧急但不重要的第三象限事务，如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等。
（4）既不紧急也不重要的第四象限事务，如客套的闲谈、无聊的信件、明星绯闻八卦等。
针对上述普遍情形的时间管理措施或者具体方法，已经有行业人士给出了很多有益的建议。包括掌握工作的关键、简化工作程序、做好计划、合理授权、学会拒绝、关掉计算机……还有来自戴维·艾伦的一本畅销书《尽管去做：无压工作的艺术》中提出的，包含收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤的GTD方法、番茄工作法、行事历工作法等，这里就不再赘述了。
总之，时间管理矩阵既是一种时间管理的理念，也是一个时间管理的工具，能否最终发挥出其应有的价值和作用，真正起决定性作用的还在于每个人自身的认知。所谓“运用之妙，存乎于心”。
矩阵本意当然好，价值全在用得妙；
若无愿景与使命，时间分配定糟糕。
优先顺序无主见，定是目标不明了；
工具方法即便高，最须践行方得道。