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第1章　商务信函写作

商务信函是企业与其他企业，无论是国内的还是国外的企业沟通的重要方式之一，因为信函可以呈现一些其他沟通方式所不能反映的细节。商务信函主要有两个功能。首先，它能传递信息。其次，它提供了一个供随后参考的永久性记录和一旦出现法律纠纷时的有价值的证据。

1.1　商务信函的基本写作原则

在写作英语商务信函时应遵循许多原则，可以把它们概括成7Cs：礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体和正确。下面详细探讨一下。

1.1.1　礼貌

礼貌在国际商务往来中是非常重要的，如果不礼貌会终结业务关系，把潜在的客户推向竞争对手。那么，怎样才能使商务信函听起来礼貌呢？下面是一些有用的提示：

（1）在信中不要使用那些惹人恼怒和得罪人的话语；

（2）即使收到了一封无礼粗鲁的信件，但还是要礼貌地回复；

（3）此外，及时回复也是礼貌的表现。

1.1.2　体谅

当你在写商务信函时，一定要设身处地为对方着想，也就是说，你应该牢记对方的要求、需要、愿望和他的感受。试着理解并尊重对方的观点，如果对方知道你站在他的角度考虑，他会感觉很舒服。可以按如下的两点提示使你自己显得很体谅对方。

1.为对方着想而不是为自己着想

为对方着想是以对方为中心或从对方角度考虑问题，而为自己着想则是以自我为中心，从自身角度考虑问题。当我们写信时，我们常常想当然以为别人都会对我们的产品、愿望和问题感兴趣。实际上，这种“自我为中心”的态度并不总是对的。在写信时，一个重要的原则就是暂时忘记自己，想想收信人。如果我们没有向他们反映出引起他们注意的事情，他们可能不会对我们的事情感兴趣。我们可以通过采取从对方角度着想的办法来有效地达到这一目的。这就是商务信函中的“为对方着想”。比较下面的句子。

1a：如果用现金付款我方就给贵方2％的折扣。（以自我为中心）

1b：如果用现金付款贵方可以享受2％的折扣。（以对方为中心）

2a：我方这一周不能给贵方寄去价目表。（以自我为中心）

2b：贵方下周可以拿到价目表。（以对方为中心）

很显然，1a 和2a 是从写信人自身角度来考虑问题的，而1b 和2b 则是从读者角度考虑问题，这样对方更容易接受。

2.使用肯定语气而不是否定语气

在书信往来中，我们要尽量创造出一种积极而肯定的气氛，因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。比如，假如你强调按你的意思行事会给对方带来好处，而不是不按你的旨意行事会给对方带来坏处，那么，你说服对方的可能性会更大。例如：

1a：这种不幸的事件将来不可能再发生了。（否定的语气）

1b：将来的业务会倍加小心地来处理。（肯定的语气）

2a：我方不能透露我们客户的名字。（否定的语气）

2b：透露我们客户的名字将会侵犯他们的隐私权。（肯定的语气）

1.1.3　完整

完整是指商务信函应包含所有必要的信息。虽然商务信函应该做到简洁，但所有相关的信息必须反映在信函中。一封完整的信函应包括所有的细节，这些细节使信件达到了你想要的效果。如果你漏掉了读者应该知道的东西，那将会让对方非常恼火的，甚至代价昂贵，因为那有可能导致业务的暂停或做重复性的工作。如果漏掉了对方想知道的可能会引起对方怀疑的内容，可能使你失去一桩生意或一个重要的客户。更糟糕的是可能会引来一场成本高昂的诉讼。

如果你在写一封回信，那么就应该回复对方信件中提出的所有问题或解决信件中提出的所有问题。在发信前，必须认真检查看看是否有对方要求的信息被漏掉了。完整的信件会给企业带来预期的结果和益处。

1.1.4　清楚

写商务信函时，你必须把你的意思表达得清楚明了，确保信件表达清楚不可能引起误解，即要表达的信息完全是你所想要说的，不会造成误解。商务信函只有清楚地向收信人传递了必要的思想才称得上是有效的信件。为使表达清楚，应做到以下几点：

（1）避免使用那些有不同含义或理解，或意思含糊不清的词或表达；

（2）恰当地分段。当有几个方面的内容要表达时，通常应遵循这样的分段原则，“一个要点一段”。

1.1.5　简洁

简洁是在不失完整性、礼貌和清楚无误的前提下用最少的词和简洁的句子。应该从以下几方面来做：

（1）避免使用啰唆的表达。

（2）避免不必要的重复。

（3）使用简单、朴实的词汇和短句。

（4）使用单词来代替短语或从句。

1.1.6　具体

具体是指所传递的信息应该是具体的、确定的和生动形象的。有效的商务沟通的标志是使用表达具体内容的词语。在商务信函中，要尽量使用具有确切意思的表达而不是一般性的语言。比较下面的两个句子：

1a：我方按照惯例根据贵方的信用证向贵方开具汇票索款。

1b：我方根据贵方第4567号信用证向贵方开具了金额为7000美元的第1234号即期汇票向贵方索款。

很显然，第二句话包含了更多的具体信息：具体的汇票、具体的信用证和具体的汇票金额，这是在做生意中所要求的。相比而言，第一句话传递的有价值的信息很少。如今，每个人工作都很忙，所以，使商务信函更高效的最好方法是传递具体的信息。

此外，避免使用含糊的表达而使用具体的表达。抽象词汇表达的含义、概念更广。比较下面句子：

2a：我方对贵方的车辆感兴趣。

2b：我方对贵方的HS800型号的跑车感兴趣。

第一句话太抽象，而第二句话更具体。

1.1.7　正确

商务信函涉及双方的义务和责任，有时商务信函可以被用作证据，因此正确不但指正确的拼写、正确的语法和正确的标点，而且还指准确的数字和正确使用专业术语和商业行话。

1.2　商务信函中的主要部分

通常情况下，商务信函由十个部分组成：

（1）信头。

（2）日期。

（3）封内名称和地址。

（4）敬称。

（5）事由/标题。

（6）信的正文。

（7）结尾敬语。

（8）写信人的签名及其职务。

（9）附件。

（10）附言。

对于第（1）、（2）、（3）、（4）、（6）、（7）和（8）部分来说，它们是商务信函不可或缺的部分，而对于（5）、（9）和（10）部分，它们是备选的，也就是说，前者七个部分必须出现在一封完整的商务信函中，而对于后者三个部分可根据具体情况，需要时才有。

1.3　各部分的写法及其在商务信函中的位置

1.3.1　信头

信头指的是发信人的名称、地址、电话号码、传真号码等。通常放在稿纸的右上角。很多企业使用预先印制好的稿纸，稿纸上信头印在稿纸上方的中间位置，内容包括了企业的名称、地址、邮编、电话等信息。

1.3.2　日期

日期指信函写作的日期。日期由年月日组成。在写日期时需要注意的是月份可以用缩写，而年则不能，必须写完整。通常空两行把日期放在信头的下面，也可以空两行靠左边放。

1.3.3　封内名称和地址

封内名称和地址指的是收信人的名称和地址。通常空两行靠左边放在日期的下面。封内地址应该与信封上收信人的地址写法完全相同。为了便于邮寄分拣必须有邮编。

1.3.4　敬称

敬称是写信人开始写信前对收信人的一种礼貌称呼，敬称的使用取决于写信人与收信人之间的关系，常用的正式的敬称有称呼一个人的“Dear Sir”和“Dear Madam”，还有用来称呼多个人的“Dear Sirs”、“Dear Mesdames”和“Gentlemen”。如果写信人与收信人有私交，可以用更亲切的称呼“Dear Mr.×××”或“Dear Ms.×××”。需要特别注意的是敬称后面的标点符号：在“Dear Sir”、“Dear Madam”、“Dear Sirs”、“Dear Mesdames”、“Dear Mr.×××”和“Dear Ms.×××”后面用逗号而不是像中文写信时那样用冒号；而在“Gentlemen”之后要用冒号。此外，敬称中的每个词的第一个字母须大写。

敬称通常空两行放在封内地址的下方。

1.3.5　事由/标题

事由实际上是商务信函的标题，它常常放在敬称和信的正文之间，前面常带上“Re”的字样。例如，如果某封信函主要涉及第1234号信用证，那么它的事由为“Re：L/CNo.1234”。

1.3.6　信的正文

这是信的最重要部分，包含了信的实际信息。它表达了写信人的想法、意见、目的和愿望等等，因此应该认真计划布局。信的正文通常由三大部分组成：信的开头段、反映要点的段落和结尾段。在第一部分开头段，如果是与对方之间的第一封信的话，先自我介绍；如果以前与对方有信函往来，则提及先前的相关信件。第二部分反映了写信人要表达的主要要点，可以分几个段落（注意：一个要点一段）。第三部分是信的结尾段，反映了写信人的计划、期望和愿望等。

1.3.7　结尾敬语

结尾敬语是一种礼貌结束信函的方式，常常与敬称相一致。最常用的如下：

正式的有“Yours faithfully”、“Faithfully yours”、“Yours truly”和“Truly yours”；不太正式的有“Yours sincerely”和“Sincerely yours”。

请注意，这些结尾敬语的后面用的标点符号是逗号，且结尾敬语的第一个字母要大写。结尾敬语常常空两行靠右边放在正文的下面。

1.3.8　写信人的签名及其职务

写信人通常应在结尾敬语的下面直接签名。签名可以以写信人自己的名义签也可以以公司的名义签。如果是代表公司以公司的名义签的，那么公司的名称应放在写信人的签名之前。在签名的下面还要打印上写信人的名字以备清楚辨认，再往下就是写信人的职务。例如：

ABC公司

（签名）

John Smith

销售部经理

1.3.9　附件

如果有东西随信寄去，注意在写信人的职务下面还要注明随附的内容以引起收信人的注意使其注意查收。如：“Encl：a pricelist”或“Encls：a catalogue and a pricelist”。常常空两行把它靠左边放在写信人的职务下面。

1.3.10　附言

当写信人希望加上他在写信时忘掉的内容，或是为了强调某事时，他可以空两行在“Encl.”下面添加附言。如：

附言：明天给你们寄去样品。

1.4　商务信函十个部分的布局

一封完整的商务信函的布局见表1.1。

1.5　商务信函的不同格式

根据写信人的喜好，商务信函有三种不同的格式，分别是完全齐头式、缩进式和混合式。

1.5.1　完全齐头式

这种格式是较时尚的格式，在英美国家的使用越来越普遍。它的主要特点是所有各行，包括信头、日期、封内名称和地址、敬称、事由/标题（有时放在中间）、信的正文、结尾敬语、写信人的签名及其职务、附件和附言，即每一行都从最左边开始。参看表1.2。（表略）

1.5.2　缩进式

缩进式是一种传统格式，信头和封内名称和地址的第二行及下面几行，信的正文每段的第一行都缩进几个字符。需要注意的是，一封信中每行所缩进的字符数应相等，比如：都缩进四个字符。参看表1.3。（表略）

1.5.3　混合式

该格式是完全齐头式和缩进式的混合。采用这种格式时，信头和封内名称和地址常常用齐头形式，而信的正文中每段的第一行都缩进四个或更多字符。参看表1.4。（表略）

1.6　信封的书写

商务信函的信封上，写信人的地址常常打印在信封的左上角，而收信人的地址则写在信封中间靠下的位置。在书写信封时，特别要注意信封上收信人的名称和地址应与信里的封内地址完全一致，邮票通常贴在信封的右上角，请参看表1.5。（表略）

当然，在写信封上的名称和地址时，既可用齐头式，也可用缩进式。请分别参看表1.6和表1.7。（表略）