013.轻重缓急要分清

这段时间，李元芳总感觉有什么不对劲：自己非常卖力地工作，一天到晚忙忙碌碌的，但自己和自己所管理的团队的工作业绩并不理想。他思来想去，不知道问题究竟出在哪里。

五一假期过后的第一天一上班，李元芳就去向公司人力资源部经理郑现实请教这个问题了。在平时的工作中，李元芳常常看到郑现实做起事来轻松自如、不愠不火，郑现实本人和整个人力资源部的工作业绩斐然，多次被公司董事长兼总经理狄仁杰点名表扬。

郑现实听完李元芳的“陈述”之后，发现李元芳在时间管理方面出了问题。

郑现实说：“我们常常喜欢用‘兵来将挡，水来土掩’形容一个人处理事情很有能力和魄力，但对于管理人员来说，其实最忌讳的就是‘兵来将挡，水来土掩’——没有计划，没有安排，遇到什么事情就处理事情；不分轻重缓急，眉毛胡子一把抓。”

李元芳恍然大悟：“看样子，您是在暗示我，我在时间管理方面出了问题。”

郑现实说：“是的，问题就出在时间管理上。做事情，轻重缓急一定要分清。我们知道，时间管理就是利用技巧、技术和工具帮助人们完成工作、实现目标，因此时间管理并不是要把所有的事情做完，而是要有效地运用时间。时间管理的目的不仅告诉我们什么事情该做，更重要的是告诉我们什么事情不应该做。时间管理不是完全掌控，而是尽可能地降低变动性。这就告诉我们，时间管理最重要的功能是通过事先的规划进行提醒与指引。一个一天到晚忙得不可开交的人，可能根本就没做多少有价值的事情！我听说前段时间你在看《高效能人士的七个习惯》一书，书中讲述的‘时间管理四象限法’，你用了吗？”

李元芳挠挠头，说：“我有点印象，书中确实提到了‘时间管理四象限法’，但我没有太在意，也没有用。”

郑现实突然问道：“有些人总说培训对自己没什么用，你知道为什么吗？”

李元芳说：“应该是培训的内容没有针对他们需要解决的问题。”

郑现实说：“如果因为培训的内容没有针对自己所需要解决的问题而导致有人说培训对自己没有用，这当然是合情合理的。然而，大部分情况并非如此。”

李元芳问：“大部分情况是什么原因？”

郑现实说：“大部分情况是这些受训者根本就没有用培训时老师所讲的思想和方法去指导自己的行动！他们是听听激动、想想感动，总是在心动，就是没有行动。为了推卸自己的责任，最后找到的借口自然就是培训对自己没有用。他们听课的时候热血沸腾，听完之后回到自己的工作岗位上丝毫没有改变。要知道，知识只有被用到实践中，才算学以致用。”

说到这里，郑现实用略带批评的口吻说：“以后认为有用的东西，学到了就一定要马上付诸行动，这样才能让知识真正产生作用。”

为了让李元芳印象深刻，郑现实拿出一张纸，把“时间管理四象限法”演示了一遍，如表3所示。

郑现实说：“第一象限中的事情是我们不得不做的，第二象限中的事情我们一定要安排时间有计划地做，第三象限中的事情我们可以授权下属去做，第四象限中的事情如果我们没有时间就可以不做。你以后按照‘时间管理四象限法’把自己的工作分别归类到四个象限中，并按照这个原则去执行，这样才会事半功倍。”

说到这里，郑现实有点担心李元芳能否按照“时间管理四象限法”正确归类自己的工作事项，于是问道：“元芳，你能把你所需要完成的工作按照‘时间管理四象限法’正确归类吗？”

李元芳说：“我回去试试看。”

为了确保李元芳真正掌握了“时间管理四象限法”，郑现实拿出一个案例让李元芳做测试，以检验李元芳对“时间管理四象限法”的掌握程度。

今天是5月22号，工程部经理王诚下班后在做第二天的工作计划。

王诚计划第二天完成11件事情，请采用“时间管理四象限法”帮王诚把这11件事情归入四个象限。

（1）起草远大公司的项目计划书（2小时）。

（2）开会讨论华远公司计费系统的技术故障的解决方案（1小时）。

（3）与天意公司讨论项目核心技术（1小时）。

（4）向总监汇报新员工试用期间的工作表现（1小时）。

（5）解决卓航公司数据库系统安装拖延的问题（1小时）。

（6）构思季度研发成果报告（2小时）。

（7）讨论月底的促销会策略（1小时）。

（8）阅读内部刊物（2小时）。

（9）打电话给5位同学约定下个月聚会的事宜（0.5小时）。

（10）归档文件（0.5小时）。

（11）参加某项目周例会（1小时）。

李元芳花了十分钟认真分析了这个案例，然后胸有成竹地回答道：“编号为（2）（4）（5）（7）的四件事情是属于第一象限的事情，编号为（1）（3）（6）的三件事情是属于第二象限的事情，编号为（10）（11）的两件事情是属于第三象限的事情，编号为（8）（9）的两件事情是属于第四象限的事情。”

郑现实点点头，认为李元芳对案例中事情的归类是正确的。

接着，郑现实拿出一张自己摘录的“成功人士时间分配表”递给李元芳，如表4所示。

郑现实接着说：“如果我们能按照‘成功人士时间分配表’上的时间分配比例来分配我们的时间，那我们离‘成功人士’就真的不远了。”

李元芳还是第一次看到“成功人士时间分配表”，这让他眼前一亮。对照自己目前的情况，他知道自己把绝大部分时间花在了“碎石类事务”和“细沙类事务”上，在“水类事务”上的时间投入也不少，但在“鹅卵石类事务”上投入的时间不多。李元芳终于明白了自己工作业绩不理想的真正原因。

李元芳提出把“成功人士时间分配表”复印一份，郑现实爽快地答应了。

郑现实补充说：“根据我的经验，每天工作之前先确定当天必须完成的四到五件事情——当然，这些事情主要属于第一象限和第二象限，然后留出一小时左右的时间处理可能出现的突发事件，这样灵活应用‘时间管理四象限法’的做法比较简单易操作。”

李元芳说：“郑经理，您的意思就是希望我这种从技术走向管理的人养成‘要事第一，关注重点’的习惯，对吧？”

郑现实点点头，竖起大拇指夸赞李元芳善于提炼、总结。

李元芳很高兴郑现实帮自己找到了问题的根源并提供了解决办法，道谢后，就准备离开郑现实的办公室。

郑现实说：“元芳，请留步，我再问你一个问题。”