领导者是写作任务发动者：明确发文必要性

公文从无到有、从0到1，需要一个契机。这个契机，从根本上讲，是工作的实际需求。工作需求又由人来发现和解决，这个人就是领导者。

领导者是公文写作任务的发动者，第一推动者。

普通工作人员可能也会承担公文写作任务发动者角色，但不是常态。在大多数情况下，普通工作人员不会、不能主动提出撰写需求。他们只是遵照领导的指令，启动文稿拟写工作。公文处理工作的这个特点也被叫作“遵命写作”“被动写作”。

领导者发出拟稿指令前需要对发文必要性作出准确判断。

发文必要性，是发文理由，是之所以要发文的基础。事事发文、动辄发文，难免造成文牍主义盛行，是形式主义的表现。当发不发、应发不发，难免影响工作，降低管理效能，是懒政、不作为的表现。

精准判断发文必要性，成为领导力的一个重要方面，也是领导者区别于一般工作人员的重要标志。

判断发文必要性，可以参考以下几条标准。

1．作为工作开展依据的行文（如请示——批复、请批函——审批函）。

2．涉及重要工作、主营业务、核心职能的行文。

3．发挥长期作用的行文（如规章制度）。

4．涉及要素较多、事务复杂的行文（如工作方案）。

5．上级或有关部门明确要求的行文（如工作报告）。

6．无法被其他方式替代的行文。

这些标准大体上可分为两个方面：工作现实需要、政策制度依据。

明确发文必要性，不能仅仅看事务的大小与否、复杂与否。如果事务是具体的工作小事，也不复杂，那么就不需要发文了吗？

一个真实工作案例有助于理解这一问题。某金融保险集团，二级公司总经理出差到香港，恰巧集团董事会准备召开会议。这位领导无法返回集团总部参会，于是二级公司向集团发出一份请示，请求这位领导通过远程视频会议形式参加董事会会议。集团接到请示后，以批复行文同意二级公司的要求。

二级公司和集团都以正式行文、“红头文件”的形式来处理，履行了比较完整的收发文流程。有人对此非常不解，认为这件事只是二级公司领导参会方式的变通调整，不是什么重大事项，严格按照行文流程处理非常烦琐，不如口头申请或电话申请简便高效。

这种看法固然有一定道理，而且很多单位的确也这样处理类似事情。但是该集团董事会议事规则等相关制度对董事会成员参会有明确要求，规定了参会方式。如果需要变通，必须经过批准，批准程序需要相应文件作为凭证依据。因此，请示与批复的正式行文就是必要的。

仅从工作大小程度、复杂程度或重要程度等单一角度判断发文必要性，非常容易陷入误区，很可能削弱公文应有的效力，对此需要足够警惕。

同时还应看到，工作中有些事项“貌似”需要行文，实际上未必。下面这篇请示，应该用更加简便的处理方式替代。

关于在××银行变更联系人需出借营业执照原件的请示

公司领导：

现因工作交接，需携带营业执照原件前往××银行北京××支行办理银行联系人变更。

妥否，请批示

北京××有限公司

20××年××月××日

该请示主送机关不符合规范。抛开这一点，看其内容，这项工作的确需要凭据。根据行文规则，下级以请示行文后，上级应当以批复作出答复。请示与批复发挥了凭证作用。

但是另一方面，如果出借营业执照原件是常态化的，每次都按照请示批复的完整行文流程来操作，必然增加办文工作量。这时就应考虑用格式化审批表代替复杂的办文工作，同样可以发挥凭证作用。领导在借用审批表上签字即可办理，简化流程，提高效率。

从上面的案例可以看出，判断发文必要性，既有刚性的一面，又有弹性、柔性的一面。如果僵硬地理解发文必要性，很容易给工作带来不必要的麻烦。

与普通人员相比，领导者的站位高、视野宽、信息全、理论强、政策透，因此理解发文理由更具优势，更能精准判断发文必要性。

领导者要充分发挥自身的优势，准确把握行文理由和必要性。如果需要，应当将理由和必要性向承担拟稿任务的下属做充分沟通和交代。