2.9 如何组建高效的项目团队

解读与分析

项目目标是要靠团队来实现的，仅仅委派人员来承担选定的项目还不能算是创建团队。团队是承诺实现共同目标、处理工作需要互相依赖的人员集合。组建项目团队必须要从目标、角色、流程、关系、单位等五个方面做好工作。

1．帮助成员形成对项目目标的共识

当团队成员相信他们的参与有助于实现有价值的职业和个人目标时，他们就会对项目负责。以下做法可以帮助团队成员建立并认同一种关于项目目标的共识。

（1）讨论项目动机、谁在支持该项目以及计划成果的影响。

（2）阐明项目成果怎样有益于组织的客户。

（3）强调项目成果怎样有助于组织的成长和生存。

（4）探究项目成果怎样影响每位团队成员的工作。

要鼓励项目组成员去思考他们对项目的参与怎样有助于实现他们的个人目标，比如获得新的技术与知识、结识新人、提高他们在组织中的地位以及增加晋升机会。但是项目并不仅仅是为了帮助团队成员实现个人利益。如果团队成员能够实现个人利益，同时也会给组织带来价值，这样，个人与组织保证项目成功的价值理念趋于一致，为项目取得成功奠定扎实的基础。

只有明确项目团队的目标和任务，明确项目成员的职责和角色，项目团队成员才会向着既定的方向齐心协力，团结奋斗。

2．确定团队成员的角色

最容易导致成员理想破灭和产生挫折感的事情就是将被激发起热情的成员召集在一起，却又不给予他们任何有关如何共同开展工作的指导。两个或更多成员可能在未经协调的情况下开始从事同样的工作，而其他工作却被完全忽略掉了。其最终结果就是，成员或者在未与他人协调的情况下划分自己能完成的任务，或者逐渐撤出项目并转而服务于回报更高的任务。

为防止以上情况发生，项目经理要与团队成员合作来确定每位成员所承担的角色。要具体指明他们将完成的活动以及他们所承担角色的性质。可能的角色包括以下几种。

（1）主要职责：对于完成某项活动负有全责。

（2）次要或辅助职责：有义务完成某项活动的一部分。

（3）批准：在工作继续进行之前必须首先明确某项活动的结果。

（4）顾问：在需要时提供专业指导与支持。

3．确定团队的运作流程

建立用以支持组织日常工作最低限度的团队运作流程有以下几个方面。

（1）沟通。以书面或面对面接触的形式共享与项目相关的信息。这种流程可能包括何时以及怎样使用电子邮件共享项目信息，哪种类型的信息应采用书面形式，何时以及怎样用文件证明非正式的讨论，怎样制订定期的汇报与会议计划来记录并审查项目进程以及怎样解决发生的特定问题等。

（2）冲突解决。解决团队成员关于项目工作的不同意见。项目经理既可以建立通常可以用来鼓励人们形成一致方案的标准方法或手段，同时又可以建立伸缩程序或手段，以便在参与人员不情愿解决矛盾时发挥作用。

（3）决策制订。在备选方法与行动之间作出决策。针对形势选择最适当的决策，决策的指导方针有：意见一致、大多数法则、全体通过协议以及技术专家决策，另外还有伸缩程序——当正常决策方法陷入困境时项目经理可以采用的手段。

4．支持团队成员关系的建立

在高绩效的项目团队里，团队成员彼此信任，工作关系真诚而协调。建立信任而有效的工作关系需要付出时间和努力。在项目启动时就应帮助项目经理的团队成员互相了解并愉快相处。可以通过鼓励他们做以下事情来达到目的。

（1）共同解决冲突。

（2）利用灵感来挑战技术或管理问题。

（3）一起度过非正式的个人时光，比如共进午餐，或在休息时间参加与工作无关的活动。

5．帮助团队成为运行顺利的单位

与项目经理的团队合作，通过以下几个步骤帮助他们成功地转变为运作顺畅的单位：

（1）养成与团队成员友好相处的习惯。友好地会见团队成员，礼貌地与他们讨论有关项目目标、工作安排等问题。共享项目计划，互相介绍团队成员，并谈论每位成员的背景、组织职责以及专业领域。

（2）鼓励团队成员开展争论。鼓励团队成员讨论有关项目计划可行性的任何问题或他们内心的顾虑，并与他们一起合作来消除顾虑。鼓励人们讨论与其他团队成员合作的情况，以及其他团队成员是否具备完成指定任务能力的任何保留意见。项目经理要让这些讨论集中于确保出色完成任务的方向，绝不能让它们变成一种无效的人身攻击。

（3）规范团队成员的行为。制定管理团队成员行为的标准和工作指导方针，并鼓励团队成员约束自己的行为。这种行为规范的例子包括以下内容。

①项目组成员是用什么方式提出并讨论不同观点的。比如，有些人非常礼貌地提出观点，而另一些人则积极与对方争论以试图证实自己的观点。

②出席会议是否及时。比如，有些人总是很准时地在会议上露面，而另一些人则习惯迟到15分钟或更长时间。

③会议参与情况怎样。比如，一些人坐在后面观察，另一些人则积极参与并提出自己的想法。

④实施情况如何。实施能够创造出所期望的产品或成果的项目工作，监督与既定安排和预算相符的情况，如果需要对现有计划做出变更，要与相关人员共享有关项目进展和问题的信息。

（4）要注意的问题。在项目经理组建团队并指导团队开展工作时需要记住以下几点。

①如果项目一切进展顺利，可暂时不必纠结于是否完成“养成习惯、鼓励争论和规范化”阶段的工作。但是，当工作过程中经常出现问题，则要关注这个阶段上述几个步骤落实情况了。

②项目经理可能偶尔需要重新回顾一下团队已经完成的事项；要注意某些已发生的事件。例如，一个新人加入了团队，或者项目的一个重要方面发生了变化。

③要指导他们顺利经过工作的每一阶段；如果放任团队成员自己进行工作，他们通常无法友好相处，不能互相协调工作和关系。人们通常不喜欢面对棘手的人际关系问题，因此他们倾向于忽视这些问题。

④定期评估项目执行情况以及何处还需要突破一些难题；管理团队本身就是一个项目，因此项目经理需要定期评估项目进展情况，以及确定是否需要采取修正措施将团队引至正确的道路上去。

项目是需要人去执行的，项目目标的实现最终要依赖团队的努力，因此，团队建设是项目人力资源管理的重要内容，建立高效的项目团队是项目取得成功的关键。