1.10 如何建立项目变更控制程序

解读与分析

项目变更应以其可行性为基础，对项目变更实施有效控制是非常重要的。项目经理应该建立起一套有效的变更控制程序来控制和实施项目的变更，从而减少人力、物力、财力的浪费。

项目变更必须经项目组和客户双方确定后方可执行，任何一方不可擅自做主。即便项目组提出的变更对客户是有利的，也必须征得客户方的同意。下面这些指导性建议如果在合理、严格的前提下加以应用，就可以建立起一个有效的变更控制程序。

1．建立描述性文件

所有项目合同或协议，必须包括对如何在项目计划、预算或者可交付成果中列出需要实施变更的描述。这样项目变更的地方便一目了然了，有助于管理层适时掌握项目的实施情况，对项目是否需要变更作出决策。

2．变更要以变更指令的形式存在

所谓变更指令就是获得变更的命令，也就是谁让项目经理对项目的计划、安排等进行变更，通常由上级管理层发出。项目中的任何一个变更都应以变更指令的形式存在，变更指令包括对达成一致的变更以及那些基于该变更所产生的计划、预算、进度和可交付成果的各种变更的描述。变更指令是项目经理对项目实施变更的依据，一方面它可以保证项目变更顺利实施；另一方面，如果项目变更出现对项目不利的情况，变更指令可以有效减轻项目经理的责任。

3．变更要获得书面的批准

各种变更都必须获得书面批准，这种批准是由客户代理人或负责实施项目的企业高级管理层的代表来完成的。由于各种变更会对项目产生很大的影响，属于项目管理层的重大决策，因此，变更的程序、步骤等都要经过管理层书面批准，并载入文件归档。这是项目经理进行项目管理必须遵守的程序，可以使项目经理对因变更失误产生的后果承担有限的责任。项目团队和客户之间的互动行为应该通过建立书面文件而规范化。

4．接受对预期变更的咨询

在准备和批准变更指令之前，项目经理必须接受所有对预期变更的咨询。项目经理并非对上级管理层做到有令必行，而是应该对管理层作出的变更指令进行研究，看变更是否合适，是否有必要。项目经理对项目是否变更没有决定权，但是可以为决策者提出意见和建议，以确保项目的变更是合适的、可行的。

5．根据变更指令修改主体计划

一旦变更指令准备完毕，并且获得了批准，项目经理就应该向项目组成员传达变更指令，并按照指令开始对项目进行变更，同时调整人员、进度、资源计划。项目的主体计划也要根据变更指令进行修改，同时将变更指令归到项目主体计划里面，使其成为项目主体计划的一部分。

建立项目变更控制程序是为作出合理的项目变更决策服务的，虽然其程序并不复杂，但是做起来并不简单。项目经理需要在实践中灵活掌握，方能作出合理的项目变更决策。