1.17 如何确定总目标的分解程序

解读与分析

在确定总目标分解方法后，管理者应按照具体的步骤开展总目标分解工作。一般来说，总目标分解的步骤包括以下几项。

1．搜集详细的目标信息

管理人员如果想根据上一级目标设定部门目标和个人目标，就必须知道这些目标的具体情况。为此，每一个上级主管，在他的下级管理人员开始考虑他们的目标之前，应该为其提供有关目标的必要信息。

（1）提供上一级目标。一般情况下，提供给下级管理人员的目标，是上级已经建立起来的目标。一般来说，向下级管理人员提供的是企业总目标、财务总目标、会计总目标等。下级管理人员只有了解上级目标的具体情况，才可能制订出合理的部门目标及个人目标。

（2）指出目标重点。在进行目标分解时，下级对上级负责的重点目标的范围和重要性，从目标本身常常不能一眼就看出来。上级主管最好随目标附上一份目标阶段内重点目标的清单，列出需要特别注意的目标。

（3）提供基本方针。上级主管应向下级管理人员明示目标分解的基本方针，使下级管理人员能够明确设定目标的原因和范围。在此基础上，下级管理人员才能进一步制订目标。

可以说，搜集详细的目标信息这一步骤有助于使目标在纵向上保持和谐一致。

2．加强横向协作

所有的目标必须在纵向和横向的基础上与所有其他目标和谐一致，才能保证整体目标是可行和有效的。

下级管理人员不仅需要帮助上级管理人员达到目标，还必须与组织中的其他职能部门和管理人员进行协调，他必须为其他管理人员做事，其他管理人员也必须为他做事。因此，他就有必要知道其他部门对他的要求，并明确在设定目标时，他要向其他管理人员提出什么要求。通过了解其他部门提出的特定要求，下级管理人员可以得到对自己工作有重要指导意义的信息。

3．明确管理责任和范围

管理责任像围墙一样，把管理人员所应管理的领域限制起来。责任也可以看作一个舞台，管理人员可以在这里开展他的管理活动。责任比职责更为简单，它并不说明要达到的具体目标。明确管理范围可以减少管理混乱，避免发生冲突。

4．进行SWOT分析

只有了解本部门的能力，才可能制订出合理的目标。SWOT是一种常用的能力分析法，可以帮助管理人员对本部门完成目标的能力进行分析。

（1）优势（Strengths）。优势是指本部门完成目标的有利条件。管理人员应了解这些优势的具体情况，并将其充分利用。

（2）劣势（Weaknesses）。劣势是指本部门中存在的不利于目标完成的因素。管理人员在设定目标时要认清本部门的劣势，并想办法克服。

（3）机会（Opportunities）。机会是指未来的主要有利条件。管理人员应尽一切可能利用它们，为自己服务。管理人员对这种机会认识得越多，他工作的灵活性就越大。工作的灵活性大了，在进行目标分解中，就能做出较大的贡献，工作也会做得相对比较出色。

（4）威胁（Threats）。威胁是指对工作可能产生重大影响的因素。管理人员应尽力降低威胁，如果不能把它们减少到足够低，也应制订出对付威胁的计划。

管理人员进行SWOT分析，不断从中选出目标，待这一切都分析完后，他可能得到若干目标主题。虽然这些目标不是最高目标，但可能是最有利于企业发展的目标。其他管理人员通过类似的工作，也可为进一步的工作打下基础。

5．确定目标

当管理人员进行完上述步骤之后，就可以确定最后的目标了。在确定目标时要注意目标的有效性，制订出的目标应符合以下标准：

（1）符合企业总目标。每一个管理人员负责的目标，必须与企业的总目标相一致，与组织中其他管理人员负责的目标相一致。任何不一致的目标，或制订目标仅仅是为了使管理人员有事可做，都与目标管理宗旨不相称。

（2）符合实际。目标应符合实际，即应该是可以达到的。那些太容易达到的目标，对管理人员以及企业来说是没有意义的。相反，目标太难，会增加企业达成的目标的难度，从长远的效果来看，可能使管理人员丧失达成目标的信心。

（3）明确具体。目标必须具体，必须可以用“必须完成什么”“必须在何时完成”等语句来说明。在一定范围内，目标应该确定具体的数量。

（4）灵活机动。为了使企业的工作重点与不断变化的企业目标保持协调一致，在从一个目标阶段进入另一个目标阶段时，管理者就应对各级目标做相应的调整。

（5）表述清楚。目标的表述应该使用下属和上级都能清楚理解的表达方法。如果下级对目标的解释是一个样，上级对目标的理解又是一个样，那么必定会损害目标管理的效果。

分解后的目标最好采用书面形式表述，因为如果只是口头说明，目标很容易被下属误解、遗忘，甚至会被下属无意或有意地更改。

总之，目标分解实际上就是下级管理人员根据上级目标和本部门的具体情况，设定本部门目标的过程。各级管理人员应按照目标分解的程序，认真做好每一步工作，这样才可以保证设定的目标具有合理性和有效性。