2.6 如何建立项目办公室

解读与分析

项目办公室是项目各个职能的集合体，它为项目经理履行其职责进行服务，相当于一个“中央仓库”，可与各部门签订包出合同。项目办公室通过建立统一的方法和规范的制度，使项目经理从日常工作及重要职能中解脱出来。

项目办公室是项目经理、高层管理者以及从事项目工作的职能部门经理的支援小组。项目办公室不是用来取代高层管理者和项目经理的决策部门，其职能是准备信息和报告，为高层管理者的决策提供依据。项目办公室的规划取决于组织的意愿。它可以简单到只有几个人，主要负责执行计划、汇报工作、质量保证、收集工作情况，其职能就像服务于几个项目的交流中心。项目办公室按组织的业务需求来安排工作，并力求适应业务的发展。

从开始建立项目办公室到使其具备成熟的管理能力，通常需要经过如下几个阶段。

1．确定项目办公室提供的服务内容

项目办公室的启动是为了在组织中减少项目职能管理的成本，同时改进呈报给高层管理者的信息的质量，为高层管理者的决策提供辅助报告。因此，它的服务内容必须得到高层管理层和项目经理的认可。

2．确定对项目办公室人员的职责和技能要求

项目办公室向高层管理者及时报告项目执行过程中出现的问题，并将汇总后的各方的意见提供给管理者，因此所指派人员的职责与工作技能水平很重要，这决定了他们所能提供的服务水平的高低。

3．建立项目办公室并宣布其开始运作

项目办公室成立之初，应制订一个能支持总经理和项目经理工作的计划，并通过宣传已经取得的成功来扩大项目办公室的影响。项目办公室的客户主要包括企业总经理、项目经理或主管、项目团队成员、职能部门的经理、其他利益相关者等。

4．与项目管理层保持密切联系

在工作中，项目办公室必须与总经理和项目经理保持密切联系，以便了解并满足他们的需求。这有助于项目经理从日常事务中解脱出来。

5．为客户提供最佳的服务

项目办公室的建立必须有高层管理者的支持，但是其运行的成功与否取决于客户。如果客户对其服务不满意，那么来自高层管理者的支持就会削弱，项目办公室也就无法生存下去。

项目办公室的建立为项目经理提供了很多方便，因此企业要很好利用项目办公室的职能，提高工作效率。